บทที่ 6 Microsoft Excel

เป็นโปรแกรมหนึ่งที่ทำงานภายใต้วินโดวส์ โดยเป็นโปรแกรมทางด้านการจัดการกระดาษทำการ (Worksheet หรือ Spreadsheet) ที่มีขีดความสามารถสูงไม่ว่าจะเป็นงานในด้านการคำนวณ, การจัดการฐานข้อมูล(Database), การสร้างแผนภูมิ(Chart)

ส่วนประกอบของ Microsoft Excel

  • Worksheet ถือว่าเป็นแผ่นงานหลักของ Excel ซึ่งเป็นแผ่นงานที่ใช้ในการเก็บข้อมูล สูตรการคำนวณ รวมทั้งผลลัพธ์ที่ได้ อีกทั้งยังอาจสร้างแผนภูมิรวมไว้ด้วย
  • Row คือแถว ซึ่ง Excel จะแทนด้วยตัวเลข จะมีทั้งหมด 65,536 แถว
  • Column คือคอลัมน์ ซึ่ง Excel จะแทนด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่คอลัมน์ A,B,…,IVโดยมีทั้งหมด 256 คอลัมน์
  • Cell เซลล์เกิดจากการตัดกันระหว่างแถวกับคอลัมน์ เป็นส่วนที่ใช้ในการเก็บข้อมูลต่างๆ การอ้างถึงเซลล์แต่ละเซลล์ ให้เรียกชื่อ Column ก่อน แล้วตามด้วยชื่อ Row เช่น เซลล์ A1 หมายถึงเซลล์ที่อยู่คอลัมน์ A และแถวที่ 1
  • Cell Pointer เป็นส่วนที่แสดงว่าปัจจุบันเรากำลังทำงานกับส่วนไหนของ Worksheet
  • Formular Bar เป็นส่วนที่ใช้แสดงสิ่งที่กำลังใส่ลงไปในเซลล์ หรือสิ่งที่บรรจุอยู่ในเซลล์
  • Sheet Tab เป็นส่วนที่แสดงการเปิดใช้งานหลายๆ Worksheet เช่น Sheet1,Sheet2 เป็นต้น
  • Workbook สมุดงานจะประกอบไปด้วยแผ่นงานเริ่มต้น 16 แผ่น และยังสามารถเปิด แผ่นงานได้สูงสุดถึง 256 แผ่น ฉะนั้น Workbook จึงเปรียบเสมือนสมุดงานที่รวบรวมแผ่นงานไว้หลายๆ แผ่น สามารถทำงานหลายแผ่นงานพร้อมๆ กัน

 

ชนิดของข้อมูลที่ใช้ใน Excel

1. Text (ชนิดตัวอักษร) หมายถึงข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวเลข ข้อความ หรือ ตัวอักษรก็ได้ มีลักษณะดังนี้

2. Numbers (ชนิดตัวเลข)หมายถึงข้อมูลที่นำไปคำนวณได้ มีลักษณะดังนี้

3. Formula (ชนิดสูตร)หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์หรือฟังก์ชัน

4. Dates (ชนิดวันที่)หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่ เดือน และปี

ตัวอย่างข้อมูลที่พิมพ์

(วันที่ เดือน) 10Jan ,10 Jan , 10/1 , 10-1 (วันที่ เดือน ปี) 10/1/93 , 10-1-93

5. Time (ชนิดเวลา)หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย ( : ) คั่น

 

การเลื่อน Cell Pointer

เลื่อน Cell Pointer ไปตามทิศทางของลูกศร
Page Up, Page Down

เลื่อน Cell Pointer ขึ้น,ลง ทีละ 1 หน้าจอ

Home เลื่อน Cell Pointer ไปที่ Column A
Ctrl + Home

เลื่อน Cell Pointer ไปที่ Cell A1

End + --> , Ctrl + --> เลื่อน Cell Pointer ไปที่ตำแหน่งสุดท้าย
Ctrl+End เลื่อน Cell Pointer ไปตำแหน่ง Cell สุดท้ายที่มีการใช้งาน
Ctrl+Page Up, Ctrl+Page Down เปลี่ยน Worksheet
Click Mouse ไปตำแหน่งที่ต้องการ (ปกติ Mouse Pointer จะเป็นรูปนี้ )

กดปุ่มฟังก์ชัน F5(หรือจากเมนู Edit เลือกคำสั่ง Go to…) จะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง

Reference ให้พิมพ์ชื่อเซลล์ที่ต้องการ เช่น ถ้าต้องการเลื่อน Cell Pointer ไปที่เซลล์ S10 ให้พิมพ์ S10 ลงไปในช่องนี้

แล้วใช้ Mouse Click ที่ปุ่ม OK (หรือ ปุ่ม Cancel ยกเลิกคำสั่งนี้)

การเลือก Cell

เพื่อที่จะทำงานกับข้อมูลหรือกำหนดรูปแบบให้กับข้อมูลที่อยู่ในเซลล์หรือการทำงานบางคำสั่ง จำเป็นที่จะต้องเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่จะใช้งานก่อน

เลือก 1 เซลล์

เลือกกลุ่มเซลล์

    1. Click Mouse ที่เซลล์เริ่มต้น
    2. ใช้นิ้วชี้ Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้
    3. ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปยังเซลล์สุดท้ายที่ต้องการ แล้วปล่อยปุ่ม Mouse ที่ Click ไว้

เลือกทั้งคอลัมน์

ถ้าต้องการเลือกมากกว่า 1 คอลัมน์

    1. Click Mouse ที่ชื่อคอลัมน์แรกที่ต้องการ (A หรือ B หรือ ….,IV)
    2. ใช้นิ้วชี้ Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้
    3. ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปจนถึงคอลัมน์สุดท้ายที่ต้องการแล้วปล่อยปุ่มMouseที่Click ไว้

เลือกทั้ง Row

ถ้าต้องการเลือกมากกว่า 1 แถว

    1. Click Mouse ที่ชื่อแถวแรกที่ต้องการ (1 หรือ 2 หรือ…,16,384)
    2. ใช้นิ้วชี้ Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้
    3. ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปจนถึงแถวสุดท้ายที่ต้องการ แล้วปล่อยปุ่ม Mouse ที่ Click ไว้

เลือกทั้ง Worksheet

  

เลือกพื้นที่ที่ไม่ต่อเนื่องกัน

  1. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้
  2. เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจนครบ แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl พร้อมกับปล่อยปุ่ม Mouse ที่ Click ไว้

การป้อนข้อมูล

การลบข้อมูล

หรือ

All ลบทั้งข้อมูล, รูปแบบและ Cell note ที่กำหนดไว้ทิ้งไป
Formats ลบเฉพาะรูปแบบที่กำหนดไว้ เช่นรูปแบบตัวเลข วันที่ เป็นต้น
Contents Del ลบเฉพาะข้อมูล (กดปุ่ม Del แทนได้)
Comments ลบเฉพาะคำอธิบาย Cell

 

การแก้ไขข้อมูลในเซลล์

แก้ไขข้อมูลทั้งหมด

แก้ไขข้อมูลบางส่วน

การเปิดแฟ้มข้อมูลใหม

การเปิดแฟ้มข้อมูลเก่า

การจัดเก็บแฟ้มข้อมูล

การจัดพิมพ์แฟ้มข้อมูล

การย้ายข้อมูล (MOVE)

 

หรืออีกวิธีหนึ่ง

การคัดลอกข้อมูลไปยัง Cell ที่มีพื้นที่ไม่ติดกัน

การจัดรูปแบบให้กับเซลล์(Format Cell)

Category เลือกชนิดของ Format
Sample สังเกตตัวอย่างจากรูปแบบที่เลือก
Decimal Places จำนวนจุดทศนิยม
Negative Number เลือกรูปแบบที่จะแสดง ของตัวเลขที่มีค่าลบ

 

Alignment (วางตำแหน่งของข้อความ)

Horizontal เลือกแนวการวางข้อความตามแนวนอน
Vertical เลือกแนวการวางข้อความตามแนวตั้ง
Orientation การวางแนวข้อความแบ่งออกเป็นแนวตั้งและแนวนอนและสามารถปรับมุมขอการวางข้อความได้ โดยการกำหนดจากส่วนของ “degree”
Wrap Text ตัดคำ
Shrink to fit ทำให้ตัวอักษรขนาดเล็กลงเพื่อให้พอดีกับความกว้างของ Column
Merge cells ใช้ในกรณีต้องการรวม Cell หลาย ๆ Cell ให้เป็น Cell เดียวกัน โดยรวมได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอน

Font (รูปแบบตัวอักษร)

Font   รูปแบบตัวอักษร
Font Style ลักษณะตัวอักษร
Size ขนาดตัวอักษร
Underline ลักษณะเส้นของการขีดเส้นใต้ ใต้ตัวอักษร
Color สี
Effects  
 
Strikethrough

ขีดเส้นกลางตัวอักษร

  Superscript ตัวอักษรยกขึ้น
  Subscript ตัวอักษรยกลง
  Preview ใช้ดูรูปแบบตัวอักษรตามที่ถูกเลือก

Border (เส้นตาราง)

Border เลือกด้านของเส้นขอบ
Style ลักษณะการตีกรอบของเส้นขอบ
Color สีของเส้นขอบ

Patterns (สี และลาย)

Color เลือกสี
Pattern เลือกลาย
Sample แสดงสี และ/หรือ ลายที่เลือกไว้

 

การกำหนดรูปแบบโดยใช้ Tool Bar

เลือก Font , Size และ Style ของข้อมูล

จัดข้อมูลให้ชิดซ้ายหรือกึ่งกลางหรือชิดขวาเซลล์

จัดกึ่งกลางระหว่างเซลล์หลายเซลล์(ต้องเลือกกลุ่มเซลล์ก่อน)
จัดรูปแบบทางการเงิน (ใช้กับข้อมูลชนิดตัวเลข)
จัดรูปแบบเปอร์เซนต์ (ใช้กับข้อมูลชนิดตัวเลข)
จัดรูปแบบตัวเลขที่มีเครื่องหมาย(,) เช่น 1,000, 250,000
เพิ่ม(เลือกรูปทางซ้าย) /ลด (เลือกรูปทางขวา)ตำแหน่งเลขหลังจุดทศนิยม
เลือกรูปแบบการสร้างเส้นขอบตาราง
กำหนดสีพื้นให้กับเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่เลือกไว้
กำหนดสีให้ตัวอักษรในเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่เลือกไว้

การเพิ่ม Worksheet

การลบ WorkSheet

การเปลี่ยนชื่อ Sheet

การลบ Row และ Column

การลบเซลล์

Shift Cells Left เมื่อต้องการเลื่อนเซลล์ชิดไปด้านซ้าย
Shift Cells Up เมื่อต้องการเลื่อนเซลล์ขึ้นข้างบน
Entire Row เมื่อต้องการลบทั้ง Row
Entire Column เมื่อต้องการลบทั้ง Column

การกำหนดความกว้างของ Column

วิธีที่ 1

วิธีที่ 2

วิธีที่ 3

การกำหนดความสูงของ Row

วิธีที่ 1

วิธีที่ 2

การคำนวณใน Worksheet

สูตร(Formula)

อาจเกิดจาก เครื่องหมาย,ค่าตัวเลข,ตำแหน่งเซลล์ที่เก็บข้อมูล,ฟังก์ชัน,หรือชื่อกลุ่มข้อมูล โดยนำมาผสมกันเพื่อให้เกิดเป็นค่าใหม่ เช่น การนำค่าในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งมาทำการบวก,ลบ,คูณ,หาร กับค่าคงที่หรือกับค่าในอีกเซลล์หนึ่ง

เครื่องหมายในการคำนวณ

+ บวก
- ลบ
/ หาร
* คูณ
^ ยกกำลัง

รูปตัวอย่าง การบวกค่าข้อมูลในเซลล์ B1 (16) กับเซลล์ B2(5)

เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ ( & )

รูปตัวอย่างการเชื่อมข้อความในเซลล์ B2 (Microsoft) กับ เซลล์ B2 (Excel)

เครื่องหมายในการอ้างอิง ( : หรือ ..) บอกช่วงข้อมูล เช่น =sum(A1:A20) หรือ =sum(A1..A20) หมายความว่า คำนวณบวกค่าข้อมูลในเซลล์ A1,เซลล์ A2,….ไปจนถึงค่าข้อมูลในเซลล์ A20

เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ

= เท่ากับ
> มากกว่า
< น้อยกว่า
>= มากกว่าเท่ากับ
<= น้อยกว่าเท่ากับ
<> ไม่เท่ากับ

เช่น =if(A1>A2) หมายความว่าให้เปรียบเทียบค่าข้อมูลในเซลล์ A1 ว่ามากกว่าค่าข้อมูลในเซลล์ A2 จริงหรือไม่ ถ้าค่าความจริงเป็นจริงจะได้ค่า คำตอบในเซลล์นั้นเป็น True แต่ถ้าค่าความจริงเป็นเท็จจะได้ค่าคำตอบในเซลล์นั้นเป็น False

การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงข้อมูลในสูตร

จะเป็นการอ้างถึงเซลล์หรือกลุ่มเซลล์บนกระดาษทำการที่เราต้องการนำค่าของเซลล์เหล่านั้นมาใช้ในสูตรที่เรากำหนด โดยทั่วไปเราใช้เซลล์หนึ่ง ๆ จะถูกกำหนดตำแหน่งโดยอาศัยชื่อคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A2 เป็นต้น

ชนิดของการอ้างอิงเซลล์

การอ้างอิงสูตรสามารถอ้างอิงได้ 3 แบบ

1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative)

การอ้างอิงแบบนี้จะเป็นการให้ Excel ไปหาเซลล์หนึ่งที่ระบุโดยเริ่มต้นจากเซลล์ที่ใช้งานอยู่ขณะนั้นเช่น ถ้าเรากำหนดสูตรในเซลล์ B3 ไว้เป็น =A1+B1 เมื่อมีการคัดลอกไปไว้ที่เซลล์ B4 สูตรนี้จะถูกเปลี่ยนไปเป็น =A2+B2

2. การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute)

การอ้างอิงแบบนี้จะเป็นการให้ Excel ไปหาเซลล์หนึ่งที่ระบุโดยไปยังตำแหน่งจริงๆของเซลล์นั้น ดังนั้นเมื่อมีการคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นเซลล์ที่ระบุนี้ยังไม่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น ถ้าเรากำหนดสูตรในเซลล์ B3 ไว้เป็น =$A$1+$B$1 เมื่อมีการคัดลอกไปไว้ที่เซลล์ B5 สูตรนี้ก็ยังเหมือนเดิม

3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed)

ในบางครั้งในการคัดลอกสูตรที่อ้างอิงเซลล์อาจต้องการให้บางส่วนของตำแหน่งเซลล์คงที่ไว้และมีบางส่วนเปลี่ยนแปลงได้ เช่น ถ้าเรากำหนดสูตรในเซลล์ B3 ไว้เป็น =A$1 หมายความว่าหากมีการคัดลอกไปไว้ยังเซลล์อื่นสูตรนี้จะเปลี่ยนตามคอลัมน์ที่คัดลอกไป

การป้อนสูตรการคำนวณ

การป้อนโดยตรง

 

  1. เลือกเซลล์ที่จะป้อนสูตร
  2. พิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยสูตรที่ต้องการ
  3. กดปุ่ม Enter

ตัวอย่างจากรูปด้านบน ให้ป้อนข้อมูลในเซลล์ B1, B2 ดังรูป

      1. Click Mouse ที่เซลล์ B3
      2. พิมพ์ =B1+B2
      3. กดปุ่ม Enter

การป้อนสูตรโดยใช้ Mouse เลือกเซลล์

  1. Click Mouse ที่เซลล์ที่ต้องการ
  2. พิมพ์เครื่องหมาย =
  3. Click Mouse ที่ตำแหน่งเซลล์ข้อมูลตัวเลข
  4. พิมพ์เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ (+,-,*./)
  5. ทำตามข้อ 3,4 ไปจนครบตามสูตร แล้วกดปุ่ม Enter

 

ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน Sum

ตัวอย่างที่1 จงหาผลรวมของค่าข้อมูลตัวเลขเลขในเซลล์ A1 ถึง D1 เก็บผลลัพธ์ที่ได้จากคำนวณไว้ในเซลล์ E1

ป้อนข้อมูลตัวเลขลงในเซลล์ A1 ถึง D1 ดังรูปข้างบน

  1. Click Mouse ที่เซลล์ E1
  2. พิมพ์ =SUM(A1:D1)
  3. กดปุ่ม Enter

หรือ

    1. Click Mouse ที่เซลล์ E1
    2. Click Mouse ที่ปุ่ม จาก Tool bar
    3. กดปุ่ม Enter

หรือ

  1. Click Mouse ที่เซลล์ E1
  2. จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม จาก Tool bar)

จะปรากฏหน้าต่างดังรูป

 

3. Click Mouse ที่คำสั่ง SUM จากกรอบ Function Name

4. Click Mouse ที่ปุ่ม OK จะปรากฏหน้าต่างดังรูป

5. พิมพ์ A1:D1 ลงในช่อง number1

6. Click Mouse ที่ปุ่ม OK (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้ )

ฟังก์ชัน Average

ตัวอย่างที่2 จงหาผลเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลขในเซลล์ A1 ถึง D1 ให้เก็บผลลัพธ์จากการคำนวณไว้ในที่เซลล์ E1

ป้อนข้อมูลตัวเลขลงในเซลล์ A1 ถึง D1 ดังรูป

  1. Click Mouse ที่เซลล์ E1
  2. พิมพ์ =AVERAGE(A1:D1)
  3. กดปุ่ม Enter

หรือ

  1. Click Mouse ที่เซลล์ E1
  2. จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม จาก Tool bar)
  3. เลือกคำสั่ง AVERAGE จากกรอบ Function Name
  4. ใช้ Mouse Click ที่ปุ่ม OK
  5. พิมพ์ A1:D1 ลงในช่อง number1
  6. Click Mouse ที่ปุ่ม Finish (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้ ปุ่ม Back กลับไปหน้าต่างก่อนหน้านี้)

ฟังก์ชัน IF

ตัวอย่างที่.3 จงเปรียบเทียบข้อมูลในเซลล์ A1 ว่ามีค่ามากกว่า 150 หรือไม่ ถ้าค่าความจริงเป็นจริงให้แสดงข้อความ True แต่ถ้าค่าความจริงเป็นเท็จให้แสดงข้อความ False ให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้จากการเปรียบเทียบไว้ในเซลล์ A2

ป้อนข้อมูลในเซลล์ A1 ถึง D1 ดังรูป

  1. Click Mouse ที่เซลล์ A2
  2. จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม จาก Tool bar)
  3. เลือกคำสั่ง IF จากกรอบ Function Name จะปรากฏหน้าต่างดังรูป

    ในช่อง Logical_test พิมพ์ A1 > 150

    ในช่อง value_if_true พิมพ์ True

    ในช่อง value_if_false พิมพ์ False

4. Click Mouse ที่ปุ่ม Finish (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้, ปุ่ม Back กลับไปหน้าต่างก่อนหน้านี้)

5. กดปุ่ม Enter

ตัวอย่างที่ 4 ป้อนข้อมูลดังรูปโดยกำหนดเงื่อนไขดังนี้

ถ้า เงินเดือน > 8,000 ให้คำนวณโบนัสจาก 10% ของเงินเดือน

ถ้า เงินเดือน <= 8,000 ให้คำนวณโบนัสจาก 5% ของเงินเดือน

(โดยให้เก็บผลลัพธ์ที่คำนวณได้ไว้ในเซลล์ C3 ถึง เซลล์ C6 ตามลำดับ)

 

  1. Click Mouse ที่เซลล์ C3
  2. จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม จาก Tool bar)
  3. เลือกคำสั่ง IF จากกรอบ Function Name
  4. พิมพ์ b3>8000 ในช่อง logical_test

    b3*10% ในช่อง value_if_true

    b3*5% ในช่อง value_if_false

  5. Click Mouse ที่ปุ่ม OK (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้)
  6. กดปุ่ม Enter (จะได้ผลลัพธ์ดังรูปด้านล่าง)
  7. ทำการคำนวณต่อโดยใช้คำสั่ง Copy (Copy สูตร จากเซลล์ C3 ไปยัง เซลล์ C4 ถึง C6) ให้ได้ผลลัพธ์ดังรูปด้านล่าง

(สังเกต สูตรในเซลล์ C4 ถึง C6 เป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative))

 

ความหมายของ Error ที่เกิดจากสูตร

#DIV/0! สูตรถูกหารด้วยศูนย์
#N/A มีการกล่าวถึง Cell ใดๆ ที่ไม่มีค่าในสูตร
#NAME? มีการกล่าวถึง Cell ที่ไม่ปรากฏ
#NULL มีการกล่าวถึง Cell ที่ Excel ไม่รู้จัก
#NUM! สูตรที่ใช้ตัวเลขผิดรูปแบบ
#REF! สูตรมีการอ้างถึง Cell ที่ไม่รู้จัก
#VALUE! สูตรที่ใช้ Argument หรือ Operator ผิดรูปแบบ

การคำนวณระหว่าง Worksheet

ในการคำนวณบางครั้งอาจต้องการข้อมูลที่อยู่ใน Worksheet อื่นๆมาคำนวณจะใช้รูปแบบการอ้างถึงเซลล์ต่างๆที่อยู่ต่าง Worksheet ดังนี้

ชื่อ Worksheet! ตำแหน่งเซลล์

ตัวอย่างที่ 5 จากข้อมูลในตัวอย่างที่ 4 ที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว (Sheet 1)

Sheet1 ใหัคำนวณ เงินเพิ่มพิเศษ โดยคำนวณจาก เงินเดือนใน Sheet1 (เซลล์ B3)+500 โดยให้ผลลอยู่ที่เซลล์ C3 ในSheet 2

วิธีที่ 1

  1. Click Mouse Sheet2 ที่ Sheet Tab
  2. Click Mouse ที่เซลล์ C3
  3. พิมพ์ =sheet1! B3+500
  4. กดปุ่ม Enter

วิธีที่ 2

  1. Click Mouse Sheet2 ที่ Sheet Tab
  2. Click Mouse ที่เซลล์ C3
  3. พิมพ์เครื่องหมาย =
  4. Click Mouse Sheet1 ที่ Sheet Tab
  5. Click Mouse ที่เซลล์ B3
  6. พิมพ์ +500
  7. กดปุ่ม Enter

การจัดรูปแบบตัวแบบสำเร็จ (Auto Format)

เพื่อความสะดวกรวดเร็ว Excel ได้จัดเตรียมรูปแบบสำเร็จไว้ให้เรานำไปจัดรูปแบบให้กับข้อมูลเราได้อย่างอัตโนมัติ โดยรูปแบบสำเร็จนี้ Excel ได้นำเอารูปแบบของตัวเลข,การจัดวางตำแหน่ง,รูปแบบตัวอักษร,กรอบ,การแรเงา และการจัดขนาดของเซลล์ มาประกอบกันเป็นรูปแบบหนึ่งๆ ให้เราเลือกใช้ตามความเหมาะสม

Simple จัดรูปแบบอย่างง่ายๆ
Classic เหมาะสำหรับข้อมูลที่เป็นทางการที่ต้องการให้อ่านง่าย
Financial เหมาะสมสำหรับข้อมูลทางการเงินซึ่งมีสัญลักษณ์ทางการเงินมีการแยกยอดรวมโดยมีเส้นคั่นชัดเจน
Colorful เหมาะสำหรับจัดเป็นรายงานนำเสนอที่สวยงาม
3-D Effects สามมิติ
List เหมาะสำหรับแสดงรายการข้อมูลที่ต้องการให้อ่านง่าย

การเปลี่ยนแปลงรูปแบบสำเร็จ

เลือกรูปแบบที่ต้องการจากกรอบหน้าต่าง Table Format

Simple จัดรูปแบบอย่างง่ายๆ
Classic เหมาะสำหรับข้อมูลที่เป็นทางการที่ต้องการให้อ่านง่าย
Financial เหมาะสมสำหรับข้อมูลทางการเงินซึ่งมีสัญลักษณ์ทางการเงินมีการแยกยอดรวมโดยมีเส้นคั่นชัดเจน
Colorful เหมาะสำหรับจัดเป็นรายงานนำเสนอที่สวยงาม
3-D Effects สามมิติ
List เหมาะสำหรับแสดงรายการข้อมูลที่ต้องการให้อ่านง่าย

เมื่อกดปุ่ม Options >> จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกว่าจะให้รูปแบบนี้มีผลกับส่วนใดบ้าง

การใช้ Auto Fill

การป้อนข้อมูลแบบเรียงลำดับ(series) เช่นตัวเลข,วันที่ และข้อความที่มีตัวเลขบอกลำดับ

1. สำหรับข้อมูล วัน-เวลา

ตัวอย่าง 1 ต้องการป้อนข้อมูล 8:00,9:00,…,12:00 น.

วิธีที่ 1

  1. พิมพ์ 8:00 ที่เซลล์ A1 กด Enter
  2. เลื่อน Mouse ไปที่มุมด้านล่างทางขวา(ให้ลักษณะ Mouse Pointer เหมือนกับการทำ Copy)
  3. Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้ ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปยังเซลล์ E1

วิธีที่ 2

  1. พิมพ์ 8:00 ที่เซลล์ A1 กดปุ่ม Enter
  2. ทำการเลือกกลุ่มเซลล์ จากเซลล์ A1 ถึง E1
  3. จากเมนู Edit เลือก Fill เลือก Series
  4. จะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง เลือก Option ตามรูป
  5. Click Mouse ที่ปุ่ม OK

Series in กำหนดแนวของข้อมูล
Type กำหนดชนิดของการ Fill
Step Value กำหนดว่าต้องการเพิ่มครั้งละเท่าไหร
Stop Value กำหนดตัวเลขสิ้นสุด

ลองป้อนข้อมูล Mon ,Tue,… ,Sun โดยใช้ Auto Fill ดู (จะพิมพ์เป็นคำเต็ม ๆ ว่า Monday ก็ได้)

2. สำหรับข้อมูลตัวเลขที่มีลำดับเส้นตรง เป็นข้อมูลที่มีการเพิ่มขึ้นหรือลดลงคงที่เท่ากันตลอดตามช่วงที่เรากำหนด เช่น 1,2,3,4,….

50,45,40,…

ตัวอย่าง 2 ต้องการป้อนข้อมูลตัวเลข 1…6

วิธีที่ 1

  1. พิมพ์ 1 ที่เซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม Enter
  2. พิมพ์ 2 ที่เซลล์ A2 กดปุ่ม Enter
  3. ทำการเลือกกลุ่มเซลล์ ดังรูปข้างบน
  4. เลื่อน Mouse ไปที่มุมด้านล่างทางขวา (ให้ลักษณะ Mouse Pointer เหมือนกับการทำ Copy)
  5. Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้ ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปยังเซลล์ F1

วิธีที่ 2

  1. พิมพ์ 1 ที่เซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม Enter
  2. จากเมนู Edit เลือก Fill เลือก Series
  3. เลือก Option ตามรูปข้างล่าง
  4. Click Mouse ที่ปุ่ม OK

ลองป้อนข้อมูลตัวเลข 50,45,40,…,30 ด้วย Auto Fill ดู

3. สำหรับข้อมูลค่าอัตราการเติบโต เป็นข้อมูลตัวเลขบอกถึงการเติบโต Excel จะนำค่าที่กำหนดคูณเข้ากับค่าเดิมเพื่อสร้างค่าใหม่ในลำดับต่อไป เช่น 2,4,8,16,…

ตัวอย่าง 3 ต้องการป้อนข้อมูลตัวเลข 2,4,8,…,32

  1. พิมพ์ 2 ที่เซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม Enter
  2. ทำการเลือกกลุ่มเซลล์ดังรูปด้านบน
  3. จากเมนู Edit เลือก Fill เลือก Series

  4. เลือก Option ตามรูปข้างล่าง

  5. Click Mouse ที่ปุ่ม OK

4. สำหรับข้อมูลที่มีตัวเลขบอกลำดับ เป็นข้อมูลที่มีข้อความผสมกับตัวเลขบอกลำดับ เช่น Q1,Q2,…,Q4

ตัวอย่าง ต้องการป้อนข้อมูล Time1,Time2,…,Time5 (ขั้นตอนการทำเหมือนกับตัวอย่าง 1)