เป็นโปรแกรมหนึ่งที่ทำงานภายใต้วินโดวส์ โดยเป็นโปรแกรมทางด้านการจัดการกระดาษทำการ (Worksheet หรือ Spreadsheet) ที่มีขีดความสามารถสูงไม่ว่าจะเป็นงานในด้านการคำนวณ, การจัดการฐานข้อมูล(Database), การสร้างแผนภูมิ(Chart)
1. Text (ชนิดตัวอักษร) หมายถึงข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวเลข ข้อความ หรือ ตัวอักษรก็ได้ มีลักษณะดังนี้
2. Numbers (ชนิดตัวเลข)หมายถึงข้อมูลที่นำไปคำนวณได้ มีลักษณะดังนี้
3. Formula (ชนิดสูตร)หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์หรือฟังก์ชัน
4. Dates (ชนิดวันที่)หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่ เดือน และปี
(วันที่ เดือน) 10Jan ,10 Jan , 10/1 , 10-1 (วันที่ เดือน ปี) 10/1/93 , 10-1-93
5. Time (ชนิดเวลา)หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย ( : ) คั่น
 |
เลื่อน Cell Pointer ไปตามทิศทางของลูกศร |
| Page Up, Page Down |
เลื่อน Cell Pointer ขึ้น,ลง ทีละ 1 หน้าจอ |
| Home | เลื่อน Cell Pointer ไปที่ Column A |
| Ctrl + Home |
เลื่อน Cell Pointer ไปที่ Cell A1 |
| End + --> , Ctrl + --> | เลื่อน Cell Pointer ไปที่ตำแหน่งสุดท้าย |
| Ctrl+End | เลื่อน Cell Pointer ไปตำแหน่ง Cell สุดท้ายที่มีการใช้งาน |
| Ctrl+Page Up, Ctrl+Page Down | เปลี่ยน Worksheet |
กดปุ่มฟังก์ชัน F5(หรือจากเมนู Edit เลือกคำสั่ง Go to ) จะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง
Reference ให้พิมพ์ชื่อเซลล์ที่ต้องการ เช่น ถ้าต้องการเลื่อน Cell Pointer ไปที่เซลล์ S10 ให้พิมพ์ S10 ลงไปในช่องนี้
แล้วใช้ Mouse Click ที่ปุ่ม OK (หรือ ปุ่ม Cancel ยกเลิกคำสั่งนี้)
เพื่อที่จะทำงานกับข้อมูลหรือกำหนดรูปแบบให้กับข้อมูลที่อยู่ในเซลล์หรือการทำงานบางคำสั่ง จำเป็นที่จะต้องเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่จะใช้งานก่อน
เลือก 1 เซลล์
เลือกกลุ่มเซลล์
เลือกทั้งคอลัมน์
ถ้าต้องการเลือกมากกว่า 1 คอลัมน์
เลือกทั้ง Row
ถ้าต้องการเลือกมากกว่า 1 แถว
เลือกทั้ง Worksheet
เลือกพื้นที่ที่ไม่ต่อเนื่องกัน
หรือ Click Mouse
ที่ปุ่ม 
เมื่อต้องการยกเลิกการทำงาน)
หรือ
| All | ลบทั้งข้อมูล, รูปแบบและ Cell note ที่กำหนดไว้ทิ้งไป |
| Formats | ลบเฉพาะรูปแบบที่กำหนดไว้ เช่นรูปแบบตัวเลข วันที่ เป็นต้น |
| Contents Del | ลบเฉพาะข้อมูล (กดปุ่ม Del แทนได้) |
| Comments | ลบเฉพาะคำอธิบาย Cell |
แก้ไขข้อมูลทั้งหมด
แก้ไขข้อมูลบางส่วน
Click Mouse บน Formula bar ตรงตำแหน่งข้อมูลที่ต้องการแก้ไข
จาก Tool bar)
จาก Tool
bar) 
จาก Tool
bar) Click Mouse ที่ปุ่ม Save
การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลเดิมลงในแฟ้มข้อมูลชื่อใหม่
จะปรากฏหน้าต่างดังรูปการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลครั้งแรก ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆเหมือนเดิม แต่ห้ามตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลใหม่ซ้ำกับชื่อแฟ้มข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว
จาก Tool bar) 
หรืออีกวิธีหนึ่ง
จาก Tool
bar) 
Tool bar)
การคัดลอกข้อมูลไปยังเซลล์ที่มีพื้นที่ติดกัน
การคัดลอกข้อมูลไปยัง Cell ที่มีพื้นที่ไม่ติดกัน
รูปนี้แสดงการคัดลอกข้อมูลจากเซลล์ B2 ไปเซลล์ D5
หรืออีกวิธี
จาก Tool
bar)
จาก Tool bar) การจัดรูปแบบให้กับเซลล์(Format Cell)
Number
(ตัวเลข,วันที่,เวลา)
| Category | เลือกชนิดของ Format |
| Sample | สังเกตตัวอย่างจากรูปแบบที่เลือก |
| Decimal Places | จำนวนจุดทศนิยม |
| Negative Number | เลือกรูปแบบที่จะแสดง ของตัวเลขที่มีค่าลบ |
Alignment (วางตำแหน่งของข้อความ)
| Horizontal | เลือกแนวการวางข้อความตามแนวนอน |
| Vertical | เลือกแนวการวางข้อความตามแนวตั้ง |
| Orientation | การวางแนวข้อความแบ่งออกเป็นแนวตั้งและแนวนอนและสามารถปรับมุมขอการวางข้อความได้
โดยการกำหนดจากส่วนของ degree |
| Wrap Text | ตัดคำ |
| Shrink to fit | ทำให้ตัวอักษรขนาดเล็กลงเพื่อให้พอดีกับความกว้างของ
Column |
| Merge cells | ใช้ในกรณีต้องการรวม Cell
หลาย ๆ Cell ให้เป็น Cell เดียวกัน โดยรวมได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอน
|
| Font | รูปแบบตัวอักษร | |
| Font Style | ลักษณะตัวอักษร | |
| Size | ขนาดตัวอักษร | |
| Underline | ลักษณะเส้นของการขีดเส้นใต้ ใต้ตัวอักษร | |
| Color | สี | |
| Effects | ||
|
Strikethrough
|
ขีดเส้นกลางตัวอักษร |
|
| Superscript | ตัวอักษรยกขึ้น | |
| Subscript | ตัวอักษรยกลง | |
| Preview | ใช้ดูรูปแบบตัวอักษรตามที่ถูกเลือก |
| Border | เลือกด้านของเส้นขอบ |
| Style | ลักษณะการตีกรอบของเส้นขอบ |
| Color | สีของเส้นขอบ |
| Color | เลือกสี |
| Pattern | เลือกลาย |
| Sample | แสดงสี และ/หรือ ลายที่เลือกไว้ |
 |
เลือก Font , Size และ Style ของข้อมูล |
 |
จัดข้อมูลให้ชิดซ้ายหรือกึ่งกลางหรือชิดขวาเซลล์ |
 |
จัดกึ่งกลางระหว่างเซลล์หลายเซลล์(ต้องเลือกกลุ่มเซลล์ก่อน) |
 |
จัดรูปแบบทางการเงิน (ใช้กับข้อมูลชนิดตัวเลข) |
 |
จัดรูปแบบเปอร์เซนต์ (ใช้กับข้อมูลชนิดตัวเลข) |
 |
จัดรูปแบบตัวเลขที่มีเครื่องหมาย(,) เช่น 1,000, 250,000 |
 |
เพิ่ม(เลือกรูปทางซ้าย) /ลด (เลือกรูปทางขวา)ตำแหน่งเลขหลังจุดทศนิยม |
 |
เลือกรูปแบบการสร้างเส้นขอบตาราง |
 |
กำหนดสีพื้นให้กับเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่เลือกไว้ |
 |
กำหนดสีให้ตัวอักษรในเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่เลือกไว้ |
| Shift Cells Left | เมื่อต้องการเลื่อนเซลล์ชิดไปด้านซ้าย |
| Shift Cells Up | เมื่อต้องการเลื่อนเซลล์ขึ้นข้างบน |
| Entire Row | เมื่อต้องการลบทั้ง Row |
| Entire Column | เมื่อต้องการลบทั้ง Column |
วิธีที่ 1
วิธีที่ 2
วิธีที่ 3
วิธีที่ 1
- เลือก Row ที่ต้องการ
- จากเมนู Format เลือก Row เลือก Height
- ปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง
- พิมพ์ตัวเลขขนาดความสูงที่ต้องการลงในช่อง Row Height
- Click Mouse ที่ปุ่ม OK ยืนยันการเปลี่ยนแปลง (ปุ่ม Cancel ยกเลิกเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้)
วิธีที่ 2
- เลื่อน Mouse ไปบริเวณด้านล่างของ Row Heading ที่ต้องการ
- Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้ ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนให้ได้ ความสูงที่ต้องการ แล้วปล่อยปุ่ม Mouse ที่ Click
สูตร(Formula)
อาจเกิดจาก เครื่องหมาย,ค่าตัวเลข,ตำแหน่งเซลล์ที่เก็บข้อมูล,ฟังก์ชัน,หรือชื่อกลุ่มข้อมูล โดยนำมาผสมกันเพื่อให้เกิดเป็นค่าใหม่ เช่น การนำค่าในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งมาทำการบวก,ลบ,คูณ,หาร กับค่าคงที่หรือกับค่าในอีกเซลล์หนึ่ง
เครื่องหมายในการคำนวณ
| + | บวก |
| - | ลบ |
| / | หาร |
| * | คูณ |
| ^ | ยกกำลัง |
รูปตัวอย่าง การบวกค่าข้อมูลในเซลล์ B1 (16) กับเซลล์ B2(5)
เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ
( & )
รูปตัวอย่างการเชื่อมข้อความในเซลล์ B2 (Microsoft) กับ เซลล์ B2 (Excel)
เครื่องหมายในการอ้างอิง
( : หรือ ..) บอกช่วงข้อมูล
เช่น =sum(A1:A20) หรือ =sum(A1..A20) หมายความว่า คำนวณบวกค่าข้อมูลในเซลล์ A1,เซลล์
A2,
.ไปจนถึงค่าข้อมูลในเซลล์ A20
เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ
| = | เท่ากับ |
| > | มากกว่า |
| < | น้อยกว่า |
| >= | มากกว่าเท่ากับ |
| <= | น้อยกว่าเท่ากับ |
| <> | ไม่เท่ากับ |
เช่น =if(A1>A2) หมายความว่าให้เปรียบเทียบค่าข้อมูลในเซลล์ A1 ว่ามากกว่าค่าข้อมูลในเซลล์ A2 จริงหรือไม่ ถ้าค่าความจริงเป็นจริงจะได้ค่า คำตอบในเซลล์นั้นเป็น True แต่ถ้าค่าความจริงเป็นเท็จจะได้ค่าคำตอบในเซลล์นั้นเป็น False
การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงข้อมูลในสูตร
จะเป็นการอ้างถึงเซลล์หรือกลุ่มเซลล์บนกระดาษทำการที่เราต้องการนำค่าของเซลล์เหล่านั้นมาใช้ในสูตรที่เรากำหนด โดยทั่วไปเราใช้เซลล์หนึ่ง ๆ จะถูกกำหนดตำแหน่งโดยอาศัยชื่อคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A2 เป็นต้น
การอ้างอิงสูตรสามารถอ้างอิงได้ 3 แบบ
1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative)
การอ้างอิงแบบนี้จะเป็นการให้ Excel ไปหาเซลล์หนึ่งที่ระบุโดยเริ่มต้นจากเซลล์ที่ใช้งานอยู่ขณะนั้นเช่น ถ้าเรากำหนดสูตรในเซลล์ B3 ไว้เป็น =A1+B1 เมื่อมีการคัดลอกไปไว้ที่เซลล์ B4 สูตรนี้จะถูกเปลี่ยนไปเป็น =A2+B2
2. การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute)
การอ้างอิงแบบนี้จะเป็นการให้ Excel ไปหาเซลล์หนึ่งที่ระบุโดยไปยังตำแหน่งจริงๆของเซลล์นั้น ดังนั้นเมื่อมีการคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นเซลล์ที่ระบุนี้ยังไม่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น ถ้าเรากำหนดสูตรในเซลล์ B3 ไว้เป็น =$A$1+$B$1 เมื่อมีการคัดลอกไปไว้ที่เซลล์ B5 สูตรนี้ก็ยังเหมือนเดิม
3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed)
ในบางครั้งในการคัดลอกสูตรที่อ้างอิงเซลล์อาจต้องการให้บางส่วนของตำแหน่งเซลล์คงที่ไว้และมีบางส่วนเปลี่ยนแปลงได้ เช่น ถ้าเรากำหนดสูตรในเซลล์ B3 ไว้เป็น =A$1 หมายความว่าหากมีการคัดลอกไปไว้ยังเซลล์อื่นสูตรนี้จะเปลี่ยนตามคอลัมน์ที่คัดลอกไป
การป้อนโดยตรง
- เลือกเซลล์ที่จะป้อนสูตร
- พิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยสูตรที่ต้องการ
- กดปุ่ม Enter
ตัวอย่างจากรูปด้านบน ให้ป้อนข้อมูลในเซลล์ B1, B2 ดังรูป
- Click Mouse ที่เซลล์ B3
- พิมพ์ =B1+B2
- กดปุ่ม Enter
การป้อนสูตรโดยใช้ Mouse เลือกเซลล์
- Click Mouse ที่เซลล์ที่ต้องการ
- พิมพ์เครื่องหมาย =
- Click Mouse ที่ตำแหน่งเซลล์ข้อมูลตัวเลข
- พิมพ์เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ (+,-,*./)
- ทำตามข้อ 3,4 ไปจนครบตามสูตร แล้วกดปุ่ม Enter
ตัวอย่างที่1 จงหาผลรวมของค่าข้อมูลตัวเลขเลขในเซลล์ A1 ถึง D1 เก็บผลลัพธ์ที่ได้จากคำนวณไว้ในเซลล์ E1
ป้อนข้อมูลตัวเลขลงในเซลล์ A1 ถึง D1 ดังรูปข้างบน
- Click Mouse ที่เซลล์ E1
- พิมพ์ =SUM(A1:D1)
- กดปุ่ม Enter
หรือ
จาก Tool barหรือ
- Click Mouse ที่เซลล์ E1
- จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม
จาก Tool bar)
จะปรากฏหน้าต่างดังรูป
3. Click Mouse ที่คำสั่ง SUM จากกรอบ Function Name
4. Click Mouse ที่ปุ่ม OK จะปรากฏหน้าต่างดังรูป
5. พิมพ์ A1:D1 ลงในช่อง number1
6. Click Mouse ที่ปุ่ม OK (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้ )
ตัวอย่างที่2 จงหาผลเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลขในเซลล์ A1 ถึง D1 ให้เก็บผลลัพธ์จากการคำนวณไว้ในที่เซลล์ E1
ป้อนข้อมูลตัวเลขลงในเซลล์ A1 ถึง D1 ดังรูป
- Click Mouse ที่เซลล์ E1
- พิมพ์ =AVERAGE(A1:D1)
- กดปุ่ม Enter
หรือ
- Click Mouse ที่เซลล์ E1
- จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม
- เลือกคำสั่ง AVERAGE จากกรอบ Function Name
- ใช้ Mouse Click ที่ปุ่ม OK
- พิมพ์ A1:D1 ลงในช่อง number1
- Click Mouse ที่ปุ่ม Finish (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้ ปุ่ม Back กลับไปหน้าต่างก่อนหน้านี้)
ตัวอย่างที่.3 จงเปรียบเทียบข้อมูลในเซลล์ A1 ว่ามีค่ามากกว่า 150 หรือไม่ ถ้าค่าความจริงเป็นจริงให้แสดงข้อความ True แต่ถ้าค่าความจริงเป็นเท็จให้แสดงข้อความ False ให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้จากการเปรียบเทียบไว้ในเซลล์ A2
ป้อนข้อมูลในเซลล์ A1 ถึง D1 ดังรูป
- Click Mouse ที่เซลล์ A2
- จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม
- เลือกคำสั่ง IF จากกรอบ Function Name จะปรากฏหน้าต่างดังรูป
ในช่อง Logical_test พิมพ์ A1 > 150
ในช่อง value_if_true พิมพ์ True
ในช่อง value_if_false พิมพ์ False
4. Click Mouse ที่ปุ่ม Finish (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้, ปุ่ม Back กลับไปหน้าต่างก่อนหน้านี้)
5. กดปุ่ม Enter
ตัวอย่างที่ 4 ป้อนข้อมูลดังรูปโดยกำหนดเงื่อนไขดังนี้
ถ้า เงินเดือน > 8,000 ให้คำนวณโบนัสจาก 10% ของเงินเดือน
ถ้า เงินเดือน <= 8,000 ให้คำนวณโบนัสจาก 5% ของเงินเดือน
(โดยให้เก็บผลลัพธ์ที่คำนวณได้ไว้ในเซลล์ C3 ถึง เซลล์ C6 ตามลำดับ)
- Click Mouse ที่เซลล์ C3
- จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Function (หรือ Click Mouse ที่ปุ่ม
- เลือกคำสั่ง IF จากกรอบ Function Name
- พิมพ์ b3>8000 ในช่อง logical_test
b3*10% ในช่อง value_if_true
b3*5% ในช่อง value_if_false
- Click Mouse ที่ปุ่ม OK (ปุ่ม Cancel ยกเลิกการทำงานนี้)
- กดปุ่ม Enter (จะได้ผลลัพธ์ดังรูปด้านล่าง)
- ทำการคำนวณต่อโดยใช้คำสั่ง Copy (Copy สูตร จากเซลล์ C3 ไปยัง เซลล์ C4 ถึง C6) ให้ได้ผลลัพธ์ดังรูปด้านล่าง
(สังเกต สูตรในเซลล์ C4 ถึง C6 เป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative))
ความหมายของ Error ที่เกิดจากสูตร
| #DIV/0! | สูตรถูกหารด้วยศูนย์ |
| #N/A | มีการกล่าวถึง Cell ใดๆ ที่ไม่มีค่าในสูตร |
| #NAME? | มีการกล่าวถึง Cell ที่ไม่ปรากฏ |
| #NULL | มีการกล่าวถึง Cell ที่ Excel ไม่รู้จัก |
| #NUM! | สูตรที่ใช้ตัวเลขผิดรูปแบบ |
| #REF! | สูตรมีการอ้างถึง Cell ที่ไม่รู้จัก |
| #VALUE! | สูตรที่ใช้ Argument หรือ Operator ผิดรูปแบบ |
ในการคำนวณบางครั้งอาจต้องการข้อมูลที่อยู่ใน Worksheet อื่นๆมาคำนวณจะใช้รูปแบบการอ้างถึงเซลล์ต่างๆที่อยู่ต่าง Worksheet ดังนี้
ชื่อ Worksheet! ตำแหน่งเซลล์
ตัวอย่างที่ 5 จากข้อมูลในตัวอย่างที่ 4 ที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว (Sheet 1)
- Sheet1 ใหัคำนวณ เงินเพิ่มพิเศษ โดยคำนวณจาก เงินเดือนใน Sheet1 (เซลล์ B3)+500 โดยให้ผลลอยู่ที่เซลล์ C3 ในSheet 2
วิธีที่ 1
- Click Mouse Sheet2 ที่ Sheet Tab
- Click Mouse ที่เซลล์ C3
- พิมพ์ =sheet1! B3+500
- กดปุ่ม Enter
วิธีที่ 2
- Click Mouse Sheet2 ที่ Sheet Tab
- Click Mouse ที่เซลล์ C3
- พิมพ์เครื่องหมาย =
- Click Mouse Sheet1 ที่ Sheet Tab
- Click Mouse ที่เซลล์ B3
- พิมพ์ +500
- กดปุ่ม Enter
การจัดรูปแบบตัวแบบสำเร็จ
(Auto Format)
เพื่อความสะดวกรวดเร็ว Excel ได้จัดเตรียมรูปแบบสำเร็จไว้ให้เรานำไปจัดรูปแบบให้กับข้อมูลเราได้อย่างอัตโนมัติ โดยรูปแบบสำเร็จนี้ Excel ได้นำเอารูปแบบของตัวเลข,การจัดวางตำแหน่ง,รูปแบบตัวอักษร,กรอบ,การแรเงา และการจัดขนาดของเซลล์ มาประกอบกันเป็นรูปแบบหนึ่งๆ ให้เราเลือกใช้ตามความเหมาะสม
| Simple | จัดรูปแบบอย่างง่ายๆ |
| Classic | เหมาะสำหรับข้อมูลที่เป็นทางการที่ต้องการให้อ่านง่าย |
| Financial | เหมาะสมสำหรับข้อมูลทางการเงินซึ่งมีสัญลักษณ์ทางการเงินมีการแยกยอดรวมโดยมีเส้นคั่นชัดเจน |
| Colorful | เหมาะสำหรับจัดเป็นรายงานนำเสนอที่สวยงาม |
| 3-D Effects | สามมิติ |
| List | เหมาะสำหรับแสดงรายการข้อมูลที่ต้องการให้อ่านง่าย |
การเปลี่ยนแปลงรูปแบบสำเร็จ
เลือกรูปแบบที่ต้องการจากกรอบหน้าต่าง Table Format
| Simple | จัดรูปแบบอย่างง่ายๆ |
| Classic | เหมาะสำหรับข้อมูลที่เป็นทางการที่ต้องการให้อ่านง่าย |
| Financial | เหมาะสมสำหรับข้อมูลทางการเงินซึ่งมีสัญลักษณ์ทางการเงินมีการแยกยอดรวมโดยมีเส้นคั่นชัดเจน |
| Colorful | เหมาะสำหรับจัดเป็นรายงานนำเสนอที่สวยงาม |
| 3-D Effects | สามมิติ |
| List | เหมาะสำหรับแสดงรายการข้อมูลที่ต้องการให้อ่านง่าย |
เมื่อกดปุ่ม Options >> จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกว่าจะให้รูปแบบนี้มีผลกับส่วนใดบ้าง
การป้อนข้อมูลแบบเรียงลำดับ(series) เช่นตัวเลข,วันที่ และข้อความที่มีตัวเลขบอกลำดับ
1. สำหรับข้อมูล
วัน-เวลา
ตัวอย่าง 1 ต้องการป้อนข้อมูล 8:00,9:00, ,12:00 น.
วิธีที่ 1
- พิมพ์ 8:00 ที่เซลล์ A1 กด Enter
- เลื่อน Mouse ไปที่มุมด้านล่างทางขวา(ให้ลักษณะ Mouse Pointer เหมือนกับการทำ Copy)
- Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้ ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปยังเซลล์ E1
วิธีที่ 2
- พิมพ์ 8:00 ที่เซลล์ A1 กดปุ่ม Enter
- ทำการเลือกกลุ่มเซลล์ จากเซลล์ A1 ถึง E1
- จากเมนู Edit เลือก Fill เลือก Series
- จะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง เลือก Option ตามรูป
- Click Mouse ที่ปุ่ม OK
| Series in | กำหนดแนวของข้อมูล |
| Type | กำหนดชนิดของการ Fill |
| Step Value | กำหนดว่าต้องการเพิ่มครั้งละเท่าไหร |
| Stop Value | กำหนดตัวเลขสิ้นสุด |
ลองป้อนข้อมูล Mon ,Tue, ,Sun โดยใช้ Auto Fill ดู (จะพิมพ์เป็นคำเต็ม ๆ ว่า Monday ก็ได้)
2. สำหรับข้อมูลตัวเลขที่มีลำดับเส้นตรง เป็นข้อมูลที่มีการเพิ่มขึ้นหรือลดลงคงที่เท่ากันตลอดตามช่วงที่เรากำหนด เช่น 1,2,3,4, .
50,45,40,
ตัวอย่าง 2 ต้องการป้อนข้อมูลตัวเลข 1 6
วิธีที่ 1
- พิมพ์ 1 ที่เซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม Enter
- พิมพ์ 2 ที่เซลล์ A2 กดปุ่ม Enter
- ทำการเลือกกลุ่มเซลล์ ดังรูปข้างบน
- เลื่อน Mouse ไปที่มุมด้านล่างทางขวา (ให้ลักษณะ Mouse Pointer เหมือนกับการทำ Copy)
- Click Mouse ด้านซ้ายค้างไว้ ขยับมือด้านที่จับ Mouse เลื่อนไปยังเซลล์ F1
วิธีที่ 2
- พิมพ์ 1 ที่เซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม Enter
- จากเมนู Edit เลือก Fill เลือก Series
- เลือก Option ตามรูปข้างล่าง
- Click Mouse ที่ปุ่ม OK
ลองป้อนข้อมูลตัวเลข 50,45,40, ,30 ด้วย Auto Fill ดู
3. สำหรับข้อมูลค่าอัตราการเติบโต เป็นข้อมูลตัวเลขบอกถึงการเติบโต Excel จะนำค่าที่กำหนดคูณเข้ากับค่าเดิมเพื่อสร้างค่าใหม่ในลำดับต่อไป เช่น 2,4,8,16,
ตัวอย่าง 3 ต้องการป้อนข้อมูลตัวเลข 2,4,8, ,32
- พิมพ์ 2 ที่เซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม Enter
- ทำการเลือกกลุ่มเซลล์ดังรูปด้านบน
- จากเมนู Edit เลือก Fill เลือก Series
เลือก Option ตามรูปข้างล่าง
- Click Mouse ที่ปุ่ม OK
4. สำหรับข้อมูลที่มีตัวเลขบอกลำดับ
เป็นข้อมูลที่มีข้อความผสมกับตัวเลขบอกลำดับ เช่น Q1,Q2,
,Q4
ตัวอย่าง ต้องการป้อนข้อมูล Time1,Time2, ,Time5 (ขั้นตอนการทำเหมือนกับตัวอย่าง 1)
